Az új verzióban összevontuk a "Szervezeti elérhetőségek" és "Felhasználók" funkciókat. Innentől a rendszerben közös listában láthatjuk az elérhető felhasználókat, akiknek 2 fő típusa van:

Felhasználó: Felhasználónévvel rendelkezik, tehát bejelentkezhet a COS rendszerbe (COS felhasználó).

Erőforrás: Felhasználónévvel nem rendelkezik, így bejelentkezni sem tud, de a listákban (mint pl. PDCA felelősök) megjelenik.

A felhasználók listája leszűrhető felhasználókra, tehát azokra, akik beléphetnek a rendszerbe.

Leszűrhetjük azokat a felhasználókat, akik be tudnak lépni a COS rendszerbe.

Mind a beszállítók értékelésénél, mind a változások listájánál megtekinthető, hogy az adott felhasználó mikor kapott utoljára levelet az adott változásról/értékelésről.

Az új verzióban továbbfejlesztettük a COS rendszer levélértesítő modulját

• Céges- és felhasználó szinten is állítható időzítések

• Kiterjesztett, egységesített funkcionalitás

• Egységesített design (HTML kinézet)

• Outlook támogatás

• Mobil nézet támogatás

• Új értesítés típusok

• Az emailekből egy kattintással elérhető felületek/riportok

Az új verzióban most már könnyedén beállítható az alapértelmezett levélküldési stratégia, és ez a beállítás felhasználó szinten is testreszabható. Két fő típusú emailt különböztetünk meg:

1. Ütemezett értesítések, ismétlődő értesítések (pl. Nyitott feladatokról szóló értesítés vagy közelgő kalibrációk)

2. Esemény alapú értesítések, amelyeket valamilyen esemény (pl. új feladat létrehozása, audit dátum megváltozása) hoz létre, és ezek az értesítések azonnal kiküldésre kerülnek.

1. Nyitott PDCA:

Az adott felhasználóhoz rendelt és nyitott státuszban lévő PDCA-k listája

2. Kalibrációs terv:

A rendszerben lévő gépek listája, amelyeknek a kalibrációja már lejárt, vagy 3 hónapon belül lejár.

Fontos: A céges szintű ütemezés mindenkire vonatkozik. Ha csak specifikusan szeretnénk pár felhasználót értesíteni, akkor a céges szintű értesítést kapcsoljuk ki, a konkrét felhasználóknál pedig kapcsoljuk be (ezzel felülírva a céges beállítást)

1. Látogatások:

Azoknak a látogatásoknak a listája, amelyek ma vagy holnap esedékesek, és az adott felhasználó felelős értük.

2. Audit események:

Az audit események listája, amelyek a következő 10 napban esedékesek.

Fontos: A céges szintű ütemezés mindenkire vonatkozik. Ha csak specifikusan szeretnénk pár felhasználót értesíteni, akkor a céges szintű értesítést kapcsoljuk ki, a konkrét felhasználóknál pedig kapcsoljuk be (ezzel felülírva a céges beállítást)

Közeljövőben esedékes audit események:

Audit típusok	Audit célja	Audit scope-ja	Audit kezdete
MSZ ISO/IEC 27001:2014 belső audit		belső audit	2023.12.05.

1. Új PDCA:

Valakihez új PDCA-t rögzítettek.

2. Módosított PDCA:

Ha valakinél be van állítva a PDCA figyelése (PDCA utolsó soránál boríték ikon), és a PDCA megváltozik.

3. Változások listája:

Ha valakinél be van állítva a változások listájáról történő figyelmeztetés, és a felületen megnyomják az értesítés kiküldése ikont.

4. Beszállítók értékelése:

Ha valakinél be van állítva a beszállítók értékeléséről készülő riport, és a felületen megnyomják az értesítés kiküldése ikont.

5. Új felhasználó:

A rendszerben új felhasználó van, és be van állítva az email címe. Itt a rendszer felteszi a kérdést, hogy küldjön-e levelet

6. Levél új jelszó esetén:

Ha a felhasználónak új jelszót készítünk, akkor azt azonnal kiküldhetjük neki

7. Audit esemény:

Ha egy audit eseményt agendáját szerkesztik és elmentik (vagy elhagyják az oldalt), akkor a rendszer megkérdezi, hogy kívánják-e kiküldeni a résztvevőknek. Ha igen, akkor az érintett vezető auditor és egyéb auditorok levelet kapnak az esemény részleteiről és agendáról.

8. Dokumentum jóváhagyás:

Ha a cégnél be van állítva a dokumentum jóváhagyás funkció, és dokumentációs rendszer formában feltöltenek egy dokumentumot, akkor azon felhasználók, akik jóváhagyásra jogosultak, kapnak egy emailt erről.